Directives pour les signatures électroniques
De nombreux clients préfèrent de nos jours utiliser des signatures électroniques sur les documents qui les acceptent. C’est rapide, facile et sécurisé. Toutefois, certains documents nécessitent toujours une signature originale ou même la signature du conseiller. Vous trouverez ci-dessous un tableau de référence rapide indiquant les exigences en matière de signature pour les formulaires les plus utilisés.
| Formulaire | Type de demande | Signature du conseiller exigée |
|---|---|---|
| Déclaration du demandeur – Produits de placement (CL766FR) | Règlement au titre d’un contrat de placement – détails de la demande et renseignements sur le bénéficiaire | Non |
| Déclaration du demandeur pour les règlements d’assurance vie (CL213FR) | Règlement au titre d’un contrat d’assurance vie – détails de la demande et renseignements sur le bénéficiaire | Non |
| AVANTAGECritique – Déclaration du demandeur (CL1007FR) | Règlement au titre d’un contrat AvantageCritique – détails de la demande et renseignements sur l’assuré | Non |
| Déclaration du demandeur – Maladie grave (CL1477FR) | Règlement au titre d’un contrat d’assurance maladies graves – détails de la demande et renseignements sur l’assuré | Non |
| Programme d’assistance pour raisons humanitaires – Demande de prestation par l’assuré (CL2111FR) | Avances PARH – détails de la demande et renseignements sur l’assuré | Non |
| Demande de prestation du vivant par l’assuré (CL1725FR) | Prestation du vivant – détails de la demande et renseignements sur l’assuré | Non |
| Déclaration de l’assuré – Demande de prestations d’invalidité et d’exonération des primes (CL1009FR) | Prestation d’invalidité – détails de la demande et renseignements sur l’assuré | Non |
| Identification de personnes politiquement vulnérables ou de dirigeants d’une organisation internationale – Demande de règlement (CL2110FR) | Renseignements sur les personnes politiquement vulnérables ou les dirigeants d’une organisation internationale | Non |
| Formulaire | Type de demande | Signature du conseiller exigée |
|---|---|---|
| Demande de services (PS339FR) | Réduction du capital assuré Résiliation d’avenant ou de couverture Retrait partiel Résiliation/Rachat Avance Fractionnement de police Changement de nom Duplicata de police Substitution de la Temporaire |
Non |
| Formulaire d’affectation (PS425FR) | Transfert de fonds | Non |
| Demande de transformation (LP1285FR) | Transformation intégrale ou partielle | Oui (Section Rapport du conseiller) |
| Proposition d’assurance (LP257FR) | Nouvelles affaires Remplacement |
Oui (Section Rapport du conseiller) |
| Avis de transfert de propriété pour les produits d’assurance (PS371FR) | Changement de propriétaire | Oui (Section 8 pour les polices VU) |
| Demande de modification de police (LP386FR) | Transformation liée à un changement d’assurabilité Substitution de la Temporaire liée à un changement d’assurabilité Remplacement Taux non-fumeur Modification de la surprime Remise en vigueur Changement visant le CDA Ajout |
Oui (Section Rapport du conseiller) |
| Débit préautorisé (DPA) pour les produits d’assurance (PS375FR)
Disponible en version électronique pour soumission en ligne |
Programme DPA Changement de payeur |
Non |
| Formulaire | Type de demande | Signature du conseiller exigée |
|---|---|---|
| Demande de conversion d’un fonds enregistré de revenu de retraite (FERR) en un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) (IP1119FR) | Conversion d’un FERR en un REER | Oui (Section 4) |
| Formulaire de transfert de courtier/prête-nom (IP1186FR) | Transfert d’un contrat détenu par le client ou par un prête-nom | Oui (Section 6) |
| Demande de services financiers (IP416FR) | Rachats Transferts de fonds Directives à l’échéance |
Non |
| Formulaire de modification des services non financiers (IP426FR) | Changement de nom Changement d’adresse Changement de bénéficiaire Changement de coordonnées bancaires |
Non |
| Formulaire de modification d’enregistrement du contrat (IP421FR) | Transfert d’un REER vers un FERR | Non |
| Proposition pour une rente immédiate à prime unique (RIPU) (IP-NB151FR) | Proposition pour une rente | Non |
| Transfert de propriété (IP1270FR) | Transfert de propriété pour les produits de placement | Oui (Sections 10 et 11) |
| Formulaire | Type de demande | Signature du conseiller exigée |
|---|---|---|
| Changement de bénéficiaire (PS367FR) | Changement de bénéficiaire | Non |
| Changement de coordonnées (IV1527FR)
Disponible en version électronique pour soumission en ligne |
Changement de coordonnées (adresse) | Non |
| Identification de la personne morale, de l’entité non constituée en personne morale ou de la fiducie (IP-LP1166FR) | Vérification de l’identité pour les entités propriétaires (y compris les attestations de fonction et la conformité à la FATCA/NCD) | Oui (Section Vérification par le conseiller) |
| Formulaire d’identification et de détermination de l’existence d’un tiers (IP-LP782FR) | Détermination de l’existence de tiers Vérification de l’identité du propriétaire Déclaration de la résidence fiscale | Oui (Section 4) |
| Identification de la personne morale, de l’entité non constituée en personne morale ou de la fiducie propriétaire de la police (IP-LP1747FR) | Renseignements sur la personne morale | Oui (Section 8) |
| Identification de personnes politiquement vulnérables ou de dirigeants d’une organisation internationale (IP-LP1165FR) | Renseignements sur les personnes politiquement vulnérables ou les dirigeants d’une organisation internationale | Non |
Téléchargez ici les critères d’admissibilité et d’acceptation des signatures électroniques.
Critères d’admissibilité et d’acceptation des signatures électroniques
1. Signature électronique préformatée ou adoptée
Cette fonction n’est acceptée que si la transaction est opérée par le conseiller au dossier.
Toute signature électronique doit obligatoirement être transmise via l’un des outils suivants aprouvés par ivari :
| DocuSign |  |
| Adobe Sign |  |
| iGeny |  |
| Dropbox Sign |  |
| OneSpan |  |
| eZsign |  |
- Toutes les transactions doivent répondre aux critères suivants :
- Une signature sécurisée et une confirmation doivent être affichées avec le document.
- Une page d’audit ou un sommaire du processus de bout en bout de la signature électronique doit être joint au document signé électroniquement. Cette page doit indiquer la date et l’heure de chaque signature, l’adresse IP et l’adresse courriel des signataires.
- Une authentification ou vérification supplémentaire est nécessaire dans le cas des transactions suivantes :
- Modification des données bancaires
- Avance sur police
- Retrait, résiliation ou rachat (intégral ou partiel)*
- Transferts à d’autres établissements (produits de placement)
*L’authentification supplémentaire ne s’applique pas à la résiliation d’une assurance temporaire ou au rachat d’un contrat n’ayant accumulé aucune valeur.
- Pour la plupart des fournisseurs, le processus d’authentification ou de vérification de l’identité du destinataire peut être effectué selon l’une des méthodes suivantes :
- Authentification du code d’accès : Le client reçoit et saisit un code d’accès fourni par le conseiller.
- Vérification de l’identité (authentification par téléphone) : Le client authentifie son identité à l’aide de son numéro de téléphone, c’est-à-dire qu’il aura le choix de recevoir un code par message texte (SMS) ou par appel téléphonique.
Pour toute question technique, veuillez contacter directement le prestataire de service.
2. Signature électronique manuscrite ou tracée
Cette fonction est acceptée si la transaction est opérée soit par le conseiller ou le client.
Tout outil de signature électronique est accepté.
La signature électronique doit être comparable à celle au dossier d’ivari. Il faut joindre une page sommaire ou venant confirmer la vérification du processus de signature électronique de bout en bout si elle est offerte par le prestataire du programme de signature.
Les critères d’admissibilité et d’acceptation ci-dessus s’appliquent comme suit :
- Nouvelles affaires – Tous les processus en dehors de la proposition électronique ivari 360 et du processus de délivrance électronique des contrats.
- Contrats en vigueur – Toutes les transactions à l’exception des demandes de changement de bénéficiaire au Yukon, aux Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut, en Saskatchewan, en Nouvelle-Écosse et à l’Île-du-Prince-Édouard.
- Mise sous contrat – Toutes les transactions.
- Produits de placement
Pour que la transaction soit traitée, toutes les exigences ci-dessus doivent être remplies.
Remarque : Les signatures électroniques ne sont pas acceptées pour les demandes de changement de bénéficiaire au Yukon, aux Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut, en Saskatchewan, en Nouvelle-Écosse et à l’Île-du-Prince-Édouard. Dans ces provinces, une signature manuscrite est requise.