La protection de votre vie privée nous tient à cœur.
Dans la présente Politique sur la protection de la vie privée (ci-après « Politique ») :
- Par « nous», « notre » et « nos », on entend ivari et ses tiers administrateurs autorisés.
- Par « vous», « votre » et « vos », on entend :
- toute personne qui est sous contrat avec ivari ou qui fait une demande de contrat auprès d’ivari, dans le but de solliciter ou de distribuer des produits d’ivari (ci-après « distributeur», qui désigne également un producteur et une agence d’assurance vie), et
- tout employé ou représentant autorisé qui travaille pour le compte d’un distributeur et qui communique avec nous et (ou) utilise le site Web ivari.ca et (ou) nos plateformes en ligne, y compris nos applications mobiles (appelés collectivement « sites Web»).
Les sujets abordés dans la présente Politique se rapportent à ce qui suit :
- Types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir auprès de vous et conserver.
- Modes et motifs de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels.
- Pratiques d’ivari en matière de conservation et de protection de vos renseignements personnels.
- Vos droits et choix à l’égard du traitement de vos renseignements personnels par ivari.
- Coordonnées du Bureau de la protection sur la vie privée d’ivari.
Si la collecte et l’utilisation des renseignements personnels sont indispensables à la conduite de nos activités en tant que fournisseur de régimes d’assurance, la protection de vos données et le respect de votre vie privée sont tout aussi importants. C’est une responsabilité que nous prenons très au sérieux. Dans le cadre de notre engagement visant à protéger vos renseignements personnels, nous mettrons à jour périodiquement notre Politique, conformément aux lois et lignes directrices fédérales et provinciales.
Veuillez lire attentivement et consulter périodiquement le présent document pour mieux comprendre nos politiques et pratiques courantes en matière de traitement de vos renseignements personnels. De temps à autre, nous pouvons passer en revue et modifier notre Politique afin qu’elle s’aligne sur les changements apportés aux lois, lignes directrices et processus opérationnels. Nous vous aviserons de toute modification susceptible d’affecter de manière significative la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.
En accédant aux sites Web ou en les utilisant, et (ou) en continuant à faire affaire avec nous, vous indiquez que vous comprenez et acceptez les pratiques décrites dans les présentes et que vous consentez à vous y conformer.
Sauf indication contraire dans cette Politique, si vous ne consentez pas aux politiques et pratiques d’ivari, vous pouvez choisir de ne pas utiliser nos sites Web et (ou) de ne pas faire affaire avec nous.
Liens rapides
- Transmission de renseignements personnels à des tiers
- Utilisation des renseignements en dehors de votre juridiction
- Mode de protection de vos renseignements personnels
- Durée de conservation de vos renseignements personnels auprès d’ivari
- Connaissance des risques
- Processus de prise de décision automatisé
Responsabilité
En plus d’être responsable de toutes les données personnelles sous son contrôle, ivari s’attend à ce que son Bureau de la protection de la vie privée continue d’exercer une surveillance de son programme de protection des renseignements personnels et de donner suite à toute demande de renseignements ayant trait à la confidentialité.
Au Canada, par « renseignements personnels », on entend tout renseignement ou toute donnée qui concerne une personne physique ou qui permet de l’identifier en tant qu’individu, que ledit renseignement soit utilisé seul (directement) ou en combinaison avec d’autres renseignements ou données (indirectement) provenant de sources diverses, y compris des sources accessibles au public.
Obtention de votre consentement
Sauf disposition contraire de la loi, nous devons obtenir votre consentement avant de recueillir, d’utiliser et de transmettre vos renseignements personnels. Avec votre consentement, il y aura collecte, utilisation, transmission et conservation de vos renseignements personnels, comme l’exige la présente Politique et, si nécessaire, aux fins énoncées ci-dessous.
Nous demanderons votre consentement à nouveau si nous souhaitons recueillir, utiliser et transmettre vos renseignements pour un but auquel vous n’avez pas consenti. Votre consentement étant facultatif, vous pouvez exercer votre droit de refus ou de retrait par la suite, sans que le contrat que vous avez conclu avec ivari en soit touché. Quel que soit le but, nous conserverons et protègerons vos renseignements personnels aux termes des présentes.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la transmission de vos renseignements personnels. Si tel est le cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de continuer à vous offrir certaines ressources ou d’autres avantages dont vous pouvez vous prévaloir, ce qui peut nous obliger à modifier ou à mettre fin au contrat conclu avec nous. Nous vous expliquerons quelles en seront les répercussions.
Nous pouvons, dans certains cas, refuser le retrait de votre consentement en raison d’obligations prévues par une loi ou un contrat.
Pour en savoir plus ou pour retirer votre consentement, veuillez contacter le Bureau de la protection de la vie privée d’ivari à l’adresse indiquée plus loin.
Motifs de collecte et d’utilisation de vos renseignements personnels
Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Vérification de votre identité;
- Évaluation de votre aptitude à exercer et à représenter ivari, tel qu’exigé pour la sollicitation et la distribution des produits et services offerts aux consommateurs;
- Administration du contrat conclu avec ivari, y compris les obligations qui s’y rattachent, par exemple, surveillance continue de votre rendement et de votre aptitude à exercer en tant que conseiller;
- Soutien des opérations nécessaires à la conduite de nos activités;
- Amélioration des produits et services que nous offrons, notamment grâce à la recherche et aux analyses;
- Communication avec vous au sujet d’autres produits et services offerts par ivari;
- Respect des obligations prévues par une loi ou un règlement (comme les déclarations fiscales, la conformité aux lois contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, aux pratiques de gestion prudente et au Code d’éthique professionnelle, et aux procédures de réclamation des biens non réclamés), et (ou) de tout ordre juridique ou réglementaire à l’encontre d’ivari (par exemple, une ordonnance d’un tribunal ou une citation à comparaître).
Types de renseignements personnels recueillis et leur utilisation
Voici des exemples du type de renseignements personnels recueillis et leur utilisation :
- Nom et coordonnées (nom légal complet, adresses résidentielle et (ou) postale, numéro de téléphone et adresse électronique) et détails sur la vérification d’identité (mot de passe, numéro d’identification personnel (NIP) et réponses aux questions de sécurité);
- Données financières (informations sur votre statut de résident aux fins de l’impôt, renseignements auprès de l’agence d’évaluation du crédit, incluant un récapitulatif des faillites passées ou en cours, et le détail des paiements);
- Âge actuel, date de naissance et sexe;
- Pièces d’identité émises par le gouvernement (permis de conduire, passeport et numéro d’assurance sociale);
- Permis de vente d’assurance vie et assurance responsabilité professionnelle (erreurs et omissions);
- Lieu de résidence, statut d’immigrant ou de citoyen;
- Casier judiciaire et dossiers conservés par les organismes de réglementation ou autres organismes gouvernementaux tant au niveau fédéral que provincial (autorités provinciales de réglementation des valeurs mobilières ou des assurances, Agence du revenu du Canada ou ARC, Bureau du surintendant des institutions financières ou BSIF, Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada ou CANAFE);
- Informations sur l’emploi (nom de l’employeur, profession, salaire et avantages);
- Relations avec les autres assureurs et distributeurs;
- Comptes et activités sur les sites de médias sociaux;
- Caractère, réputation générale, caractéristiques personnelles et liens avec certains individus;
- Informations fournies dans le cadre de vos interactions et communications avec nous et lors des visites de nos sites Web.
Les exemples de renseignements personnels que nous pouvons recueillir ne constituent pas une liste exhaustive. Les renseignements personnels ainsi recueillis, y compris ceux que vous ou vos représentants autorisés pourriez nous transmettre, seront utilisés exclusivement aux fins décrites aux présentes.
Provenance de vos renseignements personnels
Il y a collecte de vos renseignements personnels au moment où vous faites une demande de contrat auprès d’ivari et, de temps à autre, pendant toute la durée du contrat conclu avec nous, conformément à votre consentement et aux obligations d’ivari. Ces renseignements personnels peuvent provenir des sources suivantes :
- Propositions, y compris formulaires, questionnaires et pièces justificatives que vous, votre ou vos représentants autorisés ou vos personnes-ressources avez soumis à l’égard de votre demande de contrat ou du contrat conclu avec nous;
- Interactions avec nous, que ce soit par courriel, par téléphone, en ligne ou par le biais de nos sites Web (voir notre Politique sur les témoins);
- Vos associés de soutien, y compris ceux travaillant pour le compte de votre agence générale (ou de tout autre distributeur) et des intermédiaires de marché avec lesquels ils sont sous contrat, et leurs employés et sous-traitants (actuels ou anciens);
- Sources publiques, comme les organismes ou registres gouvernementaux, les médias sociaux et les sites Web;
- Tiers responsables de l’administration de vos contrats, incluant tout fournisseur de services de vérification d’adresse et d’identité;
- Toute autre source à laquelle vous avez donné votre consentement relativement à votre demande de contrat ou au contrat conclu avec nous.
Il peut aussi y avoir collecte de vos renseignements personnels auprès des sources externes suivantes :
- Toute société d’assurance ou agence actuelle ou précédente auprès de laquelle vous pouvez faire une demande de contrat ou avec laquelle vous êtes ou étiez sous contrat afin de solliciter ou de distribuer ses produits d’assurance;
- Agences de renseignements sur le consommateur ou le crédit, y compris des agences d’évaluation du crédit;
- Agents de renseignements personnels;
- Autorités policières, autorités responsables de données de véhicule automobile et de dossiers de conduite, organismes de réglementation (des services financiers, des valeurs mobilières, de protection de la vie privée, etc.), et tout autre organisme ou registre gouvernemental de toute juridiction compétente concernée;
- Registres ou associations des professionnels ou de l’industrie;
- Agences d’investigation et de sécurité, ou toute autre organisation ayant pour fonction la prévention, le dépistage ou la répression des crimes, les infractions et manquements aux exigences réglementaires et (ou) les violations des exigences professionnelles et (ou) des codes de conduite;
- Toute autre source à laquelle vous avez donné votre consentement relativement à votre contrat.
Les exemples de la provenance de vos renseignements personnels ne constituent pas une liste exhaustive. Nous utiliserons les renseignements personnels ainsi recueillis conformément aux fins décrites aux présentes.
Vous avez plusieurs choix en ce qui concerne les renseignements que nous recueillons :
- Numéro d’assurance sociale (NAS) : Pour pouvoir vous verser une rémunération, nous avons besoin de votre NAS à des fins de déclaration d’impôt. Nous pouvons aussi l’obtenir lors de la vérification de votre dossier de crédit. Si nous demandons votre NAS pour d’autres fins, comme moyen d’identification par exemple, vous pouvez ou non nous le dévoiler. Si vous nous fournissez votre NAS, nous l’utiliserons, si nécessaire, pour simplifier les processus de sélection et les fonctions administratives.
- Appels téléphoniques : Vos appels peuvent être enregistrés afin d’assurer l’exactitude de vos informations, la surveillance et l’amélioration de la qualité de notre service à la clientèle.
- Témoins (« cookies » en anglais) : Nous pouvons recueillir, par le biais de témoins, des renseignements sur l’utilisation de nos sites Web par les visiteurs qui les consultent. Sachez que vous pouvez gérer vos préférences de consentement pour accepter ou refuser l’utilisation des témoins.
Transmission de renseignements personnels à des tiers
Sous réserve des fins précisées dans cette Politique, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les tiers suivants :
- Les sous-traitants dont ivari a retenu les services pour l’administration du contrat conclu avec vous;
- Les prestataires de services, tels que les experts-conseil ou cabinets-conseil, sociétés de services et de produits de la technologie de l’information, fournisseurs de services infonuagiques, d’hébergement Web, d’analyse, de traitement et de gestion des données, et tout autre prestataire de services similaire retenu par ivari pour soutenir ses activités;
- Les sociétés affiliées à ivari et les réassureurs;
- Vos associés de soutien, y compris ceux travaillant pour le compte de votre agence générale (ou de tout autre distributeur) et des intermédiaires de marché avec lesquels ils sont sous contrat, et leurs employés et sous-traitants;
- Toute société d’assurance actuelle ou ancienne auprès de laquelle vous pouvez faire une demande de contrat ou avec laquelle vous êtes ou étiez sous contrat afin de solliciter ou de distribuer ses produits d’assurance;
- Toute autre personne autorisée par vous ou par la loi, et ce, aux seules fins prévues dans les présentes.
La divulgation de vos renseignements personnels peut aussi être nécessaire dans les circonstances suivantes :
- S’il y a eu des cas présumés d’activités criminelles, d’abus financier, d’infraction à la loi dans le cadre des enquêtes en matière de détection et de prévention de la fraude, lorsque nous jugeons nécessaire ou approprié de protéger vos droits, votre propriété ou votre sécurité ou ceux de toute autre personne (par exemple, divulgation à un organisme d’enquête ou à des autorités judiciaires ou réglementaires);
- En réponse à une ordonnance d’un tribunal, à un mandat de perquisition, ou à toute autre demande ou requête émanant d’une autorité judiciaire;
- À la demande d’un acheteur ou d’un autre successeur dans l’éventualité d’une fusion, d’une cession, d’une restructuration, d’une réorganisation ou de toute autre vente ou d’un transfert d’une partie ou de la totalité de nos actifs, ou de tout autre changement organisationnel, si vos renseignements personnels font partie des actifs transférés et peuvent être partagés avec toute partie à la transaction ou dans la mesure où les lois applicables le permettent.
Il convient de noter que nous n’allons jamais vendre vos renseignements personnels.
Utilisation des renseignements en dehors de votre juridiction
Nous, de même que nos tiers sous-traitants et (ou) fournisseurs de services, pouvons exercer des activités en dehors de votre juridiction. Vos renseignements personnels peuvent ainsi être utilisés, conservés ou consultés dans d’autres juridictions et être assujettis à leurs lois. Par exemple, des renseignements personnels peuvent être divulgués à la suite de demandes faites par une autorité gouvernementale, un organisme de réglementation, un tribunal ou un organisme chargé de l’application de la loi dans l’une de ces juridictions. Lorsqu’il y a transmission de vos renseignements personnels vers une autre juridiction, nous prendrons les mesures nécessaires pour les protéger, conformément aux lois régissant la protection des données et aux dispositions de cette Politique.
Mode de protection de vos renseignements personnels
Lorsque vous entretenez des relations d’affaires avec ivari, nous constituons et tenons à jour un dossier qui comporte vos renseignements personnels. Ce dossier étant conservé dans nos systèmes, nous avons mis en place des dispositifs de sécurité physiques, électroniques et administratifs pour les protéger et en éviter la perte ou l’accès, le transfert ou l’utilisation non autorisés.
Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels :
- Nous utilisons des technologies, notamment pare-feu, logiciels anti-virus et mots de passe;
- Nous élaborons et respectons des politiques et procédures internes en matière de protection de la vie privée, répondons aux questions ou aux plaintes portant sur la confidentialité ou prenons les mesures qui s’imposent en cas d’atteinte à la vie privée, et détruisons les renseignements personnels devenus inutiles;
- Nous révisons et mettons à jour régulièrement nos politiques;
- Nous améliorons périodiquement les niveaux d’accès internes pour qu’ils tiennent compte du caractère sensible des renseignements;
- Nous offrons, à intervalles réguliers, des formations sur la protection de la vie privée à nos employés.
Nous aurons accès à vos renseignements personnels et les utiliserons uniquement si nous en avons besoin pour exercer nos activités et nous acquitter de nos obligations contractuelles ou juridiques définies dans les présentes. Nos employés et nos partenaires tiers sont également tenus d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels, conformément à cette Politique, aux pratiques d’ivari en matière de sécurité et de protection de la vie privée, et aux lois fédérales et provinciales en la matière.
Durée de conservation de vos renseignements personnels auprès d’ivari
Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la période où ils servent aux fins énoncées dans les présentes, ou par conformité aux exigences des lois ou aux lignes directrices pertinentes au Canada. La durée de conservation de ces renseignements est liée au produit ou au service et à la nature de l’information en question. Cette période peut s’étendre au-delà de votre relation avec ivari.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins prévues dans les présentes, nous disposons des procédures appropriées pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous une forme anonyme sans qu’aucune personne ne puisse les associer à votre identité. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces données anonymes à des fins professionnelles légitimes, sans préavis de notre part ou sans votre consentement.
Connaissance des risques
Même si des dispositifs de sécurité sont mis en place pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte ou tout accès ou toute utilisation non autorisés (une « atteinte à la vie privée »), ivari suivra toutes les étapes requises par les lois applicables en matière de protection de la vie privée en cas d’incident lié à la sécurité des données, et avisera, le cas échéant, les personnes concernées, en plus de leur proposer des mesures leur permettant de réduire les risques de préjudice et de signaler l’incident aux autorités réglementaires appropriées.
Nous vous demandons également de nous contacter immédiatement si vous êtes victime d’une usurpation d’identité ou de tout autre incident lié à la sécurité des données, afin que nous puissions vous aider à protéger le contenu de votre dossier d’ivari.
Processus de prise de décision automatisé
Pour déterminer votre admissibilité à une assurance, les renseignements personnels fournis dans votre proposition peuvent faire l’objet d’un processus de prise de décision automatisé. Si vous désirez obtenir d’autres renseignements et (ou) faire part de vos observations sur toute décision entièrement automatisée, veuillez communiquer avec notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée plus bas.
Votre droit d’accès à vos renseignements personnels
Vous avez le droit, en tout temps, d’accéder à vos renseignements personnels.
Dans certains cas, nous ne serons pas en mesure de vous donner accès à tous vos renseignements personnels.
Si vous avez besoin d’accéder à vos renseignements personnels, veuillez adresser une demande à notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée plus bas.
Exactitude des renseignements personnels
Vous avez le droit de nous demander la correction de tout renseignement inexact ou incomplet vous concernant qui figure dans nos dossiers. Il suffit de communiquer avec notre Bureau de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée plus bas.
Dans certains cas, nous ne serons pas en mesure de donner suite à votre demande de modification de vos renseignements personnels.
Coordonnées du Bureau de la protection de la vie privée d’ivari
Si vous avez des questions, préoccupations, plaintes ou commentaires en matière de confidentialité, n’hésitez pas à contacter notre Bureau de la protection de la vie privée comme suit :
Chef du Service de la protection de la vie privée
200-5000, rue Yonge
Toronto (Ontario) M2N 7E9
Courriel : [email protected]
Services en français : 1-866-880-6075
Services en anglais : 1-866-447-7390
Pour nous permettre de répondre à votre message, veuillez indiquer votre nom, vos coordonnées et tous les détails pertinents, notamment le nom du service auquel ou de la personne à laquelle vous avez déjà adressé la demande.
Politique sur les témoins
ivari utilise des témoins et des balises Web sur ses sites (appelés collectivement « témoins »). Lorsque la loi l’exige, nous n’activerons pas certains témoins sans votre consentement.
Médias sociaux
Vous pouvez interagir avec nous par le biais de nos plateformes de médias sociaux. L’utilisation de ces plateformes est assujettie aux modalités établies par celles-ci en matière d’accès, de protection de la vie privée et de recours aux témoins. Étant donné que nous ne sommes pas affiliés aux fournisseurs des plateformes de médias sociaux que nous utilisons, le contenu que vous publiez peut ne pas être privé et peut être vu par d’autres utilisateurs de ces plateformes. Nous vous conseillons de lire la politique sur la protection de la vie privée, la politique sur les témoins et les modalités d’accès de ces plateformes avant de les utiliser et d’y publier des renseignements personnels.
ivari se réserve le droit de supprimer tout message ou commentaire qui constitue ou comporte des renseignements personnels à caractère sensible, des attaques personnelles, des commentaires diffamatoires, abusifs ou haineux.
Liens vers des sites de tiers
Les sites Web d’ivari peuvent comprendre des liens vers des sites Internet, des plugiciels, des services, des réseaux sociaux ou des applications de partenaires tiers. En cliquant sur ces liens ou en activant ces connexions, vous autorisez ces partenaires tiers à recueillir ou à partager des données vous concernant.
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