Généralités
Bien qu’il n’existe aucune règle particulière sur la définition d’une activité inhabituelle, il est conseillé aux employés, y compris aux agents, d’être attentifs aux activités non conformes au modèle habituel d’activités du client. Une opération ou une activité inhabituelle dans le cadre d’un signalement désigne une opération ou une activité non conforme aux habitudes de l’initiateur de l’opération, notamment en ce qui concerne sa conduite professionnelle ou commerciale, sa façon d’exécuter les opérations ou sa situation financière. Il s’agit également d’une activité du propriétaire bénéficiaire qui ne présente aucun intérêt économique apparent, et qui n’est justifiée par aucun motif ou objectif personnel.
Tout soupçon suggérant des pratiques commerciales inacceptables de la part d’agents ou toute préoccupation concernant des risques liés aux renseignements personnels (c’est-à-dire l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la destruction non autorisée des renseignements personnels ainsi que les cas d’atteinte à la vie privée) doivent également être portés à l’attention des échelons pertinents.
ivari a créé un formulaire de demande centralisé sur webcappow, grâce auquel les agents ont la possibilité de signaler toute activité inhabituelle au Service de la conformité.
Lien pour accéder au formulaire Déclaration d’activité inhabituelle – ivari.
L’agent doit contacter son AGD pour revoir ensemble l’activité dite inhabituelle. Une fois qu’il aura été déterminé que l’affaire doit être transmise au Service de la conformité d’ivari, le formulaire de signalement est rempli et transmis automatiquement au Service de la conformité, via les boîtes de messagerie appropriées, pour un examen plus approfondi.
Le Service de la conformité d’ivari examine les renseignements fournis dans la Déclaration d’activité inhabituelle (DAI) et, s’il est nécessaire d’obtenir plus de précisions, un spécialiste en conformité communiquera avec le bureau de l’AGD par courriel.
Blanchiment d’argent et financement des activités terroristes
Une opération douteuse ou une tentative d’opération douteuse se dit de toute opération dans le cadre de laquelle les faits, le contexte et les indicateurs de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme (indicateurs de BA/FT) sont mis en doute. Dans ce cas, l’affaire doit être signalée au Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE). Il incombe au Service de la conformité de déposer une Déclaration d’opération douteuse auprès du CANAFE, si nécessaire.
Un simple soupçon est un seuil moins élevé que celui des motifs raisonnables de soupçonner et s’apparente à une « intuition » ou à un « pressentiment ». Autrement dit, le sentiment qu’il y a quelque chose d’inhabituel ou de douteux n’est pas confirmé par un fait, le contexte ou un indicateur de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme. Un simple soupçon peut inciter à évaluer les activités en cause pour déterminer s’il existe des faits, un contexte ou des indicateurs de BA/FT susceptibles d’étayer ou de confirmer le soupçon.
Avoir des motifs raisonnables de soupçonner, c’est un peu plus qu’un simple soupçon, c’est-à-dire qu’une infraction de BA/FT pourrait avoir été perpétrée. Pour évaluer la possibilité d’une telle infraction, il y a examen des faits non nécessairement confirmés ayant conduit au soupçon. Dans le cadre de cet examen, il faut bien comprendre également le contexte et les indicateurs de BA/FT pertinents.
Avoir des motifs raisonnables de croire est un seuil plus élevé que celui des motifs raisonnables de soupçonner et plus élevé même que les critères nécessaires pour soumettre une Déclaration d’opérations douteuses (DOD). Cela signifie qu’il est probable qu’ait été commise une infraction de BA/FT justifiable par des faits. En d’autres mots, il existe suffisamment d’éléments de preuve pour amener une personne raisonnable et formée à croire et non seulement à soupçonner qu’une infraction de BA/FT a été perpétrée.
Les indicateurs de BA/FT, qui sont des signes d’alerte potentiels, concernent les opérations et les comportements. De tels indicateurs pouvant susciter des soupçons, il est nécessaire de signaler au Service de la conformité d’ivari tout comportement inhabituel. Voici quelques exemples d’indicateurs de BA/FT :
- Le client déclare avoir participé à des activités criminelles.
- Preuve de propos mensongers de la part du client qui fournit, par exemple, des renseignements faux ou trompeurs.
- Le client fait preuve d’un comportement nerveux.
- Le client refuse de fournir des renseignements au besoin ou hésite à le faire.
- Le client adopte une attitude défensive face aux questions.
- Le client présente des détails déroutants sur l’opération ou connaît peu de détails sur l’objet de celle-ci.
- Le client évite tout contact avec les employés de l’entité déclarante.
- Le client refuse d’identifier la source des fonds ou fournit des renseignements faux, trompeurs ou généralement incorrects.
- Le client ne se préoccupe pas des coûts ou des frais anormalement élevés de l’opération.
- Les questions ou les affirmations du client suggèrent deux intentions : il souhaite non seulement éviter certaines déclarations, mais également persuader l’entité déclarante de ne pas produire de déclaration ni conserver les documents exigés.
- Le client avance une explication insuffisante quant à la source des fonds.
- Le client résilie sa police ou sa rente d’assurance vie après le versement d’un dépôt initial sans explication raisonnable.
- L’activité liée à l’opération en cause dépasse de loin celle prévue au début de la relation.
- L’activité liée à l’opération en cause (niveau ou volume) est incompatible avec la situation financière apparente du client, son modèle habituel d’activités ou sa profession (par exemple, étudiant, chômeur, aide sociale, etc.).
- Le client détient plusieurs comptes auprès d’institutions financières diverses sans raison apparente.
- Le client effectue fréquemment des transferts à l’étranger, ce qui ne correspond pas à son profil financier.
- L’utilisation des fonds par un organisme sans but lucratif n’est pas conforme à l’objectif initial.
Atteinte à la vie privée
Nous avons tous un rôle à jouer dans la protection de la vie privée.
Si vous avez connaissance d’un incident dans le cadre duquel sont compromis les renseignements personnels d’un client d’ivari (y compris le propriétaire de l’assurance, le payeur, la personne assurée ou le bénéficiaire), d’un employé ou d’un agent, veuillez le signaler par l’intermédiaire du portail de la Déclaration d’activité inhabituelle.
Au Québec, « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par « incident de confidentialité », on entend :
- L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
- L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
- La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
Veuillez signaler toute violation ou tentative de violation de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué.
En Alberta, en Colombie-Britannique et dans le reste du Canada, un renseignement personnel désigne tout renseignement concernant un individu identifiable. Veuillez signaler toute atteinte aux mesures de sécurité en matière de renseignements personnels.
Il est important d’intervenir et de signaler ce qui suit dans les plus brefs délais via le portail de la Déclaration d’activité inhabituelle, et ce, même si vous ne disposez pas de tous les renseignements pertinents :
- Qui : Quelles sont les personnes concernées par l’incident? S’agit-il d’employés, de clients ou de partenaires commerciaux? Qui peut avoir eu accès aux renseignements personnels?
- Combien : Combien de personnes sont touchées par l’incident?
- Quoi : Quelle est la nature des renseignements personnels visés par l’incident? S’agit-il de renseignements sensibles? Quels sont les risques encourus par les personnes concernées?
- Quand : Quand l’incident a-t-il eu lieu? Quand a-t-il été découvert?
- Où : Où l’incident a-t-il eu lieu? Au sein de l’organisation? Si oui, dans quel secteur? L’incident s’est-il produit chez un tiers détenant des renseignements personnels pour le compte de l’organisation (par exemple, un agent ou un fournisseur)?
- Pourquoi : Quelles étaient les causes? Quelles étaient les mesures de sécurité en place au moment de l’incident? Pourquoi n’ont-elles pas été efficaces?
Éthique professionnelle
La capacité de l’agent à exercer est une caractéristique essentielle dans le cadre d’un traitement équitable du client. Il s’agit de déterminer si l’agent, de par son comportement, fait preuve d’une volonté et d’une capacité à prodiguer aux clients des conseils éclairés sur les produits et services d’assurance vie.
Il est nécessaire de signaler tout soupçon à l’égard des pratiques commerciales inacceptables suivantes via le portail de la Déclaration d’activité inhabituelle :
- Fraude – Tromperie intentionnelle ou fausse déclaration par un individu sachant que cette déclaration est fausse ou trompeuse et qu’elle pourrait être préjudiciable à la partie concernée, et qu’un avantage indu pourrait en résulter pour l’agent ou une autre personne. Il peut s’agir, par exemple, de signatures divergentes ou de plaintes déposées par des clients affirmant que des polices ont été souscrites à leur insu ou sans leur consentement.
- Détournement de fonds – Utilisation de fonds ou de biens reçus d’un client à une fin autre que celle précisée par ce dernier.
- Faux (contrefaçon ou falsification) – Knowingly making a false document with intent that (a) it will in any way be used or acted upon as genuine, to the prejudice of a person, or (b) some person will be induced, by the belief that it is genuine, to do or to refrain from doing something.
- Conflit d’intérêts – Fait d’omettre sciemment d’informer les clients de ses relations commerciales avec des assureurs et de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel lié à une opération ou à une recommandation donnée.
- Vente liée – Fait de subordonner la souscription d’un produit donné à la souscription d’un autre.
- Premium rebating – Réduction consentie ou promise sur la prime convenue de la police, ou versement (ou offre de versement) d’un rabais sur la totalité ou sur une partie de la prime stipulée dans la police, ou toute autre contrepartie ou objet de valeur susceptible d’être associé à un rabais, sauf dans la mesure permise par la loi.
- Usage d’incitatifs – Fait de verser ou d’offrir une somme d’argent ou de donner un cadeau de valeur, directement ou indirectement, pour amener le client à souscrire une assurance autrement que dans les limites permises par la loi.
- Remplacement de contrats
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- Remplacement non déclaré ou systématique – Défaut de fournir au client et à l’assureur des renseignements complets et exacts, comme l’exige la législation provinciale ou territoriale, ou remplacement systématique de contrats, qu’il s’agisse de contrats établis par l’assureur ou par un autre assureur, préjudiciable au client.
- Incitation à la reprise d’assurance – Fait d’inciter un client à résilier sa police dans l’unique but de lui en faire souscrire une autre, sans tenir compte du préjudice qu’il pourrait subir. La reprise d’assurance peut se faire également par l’affectation des valeurs d’une police à la souscription d’une autre police, par une avance sur police ou la réaffectation des participations
- Multiplication des opérations – Fait d’amorcer, dans son intérêt personnel, des opérations jugées excessives en raison de leur nombre ou de leur fréquence, compte tenu du type de compte visé et des objectifs du client.
- Fausses déclarations et non-communication de renseignements
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- Représentations trompeuses – Fait d’induire le client en erreur intentionnellement par n’importe quel moyen (par exemple, sur une carte professionnelle, un site Web ou dans les médias sociaux) en ce qui concerne ses compétences, ses titres professionnels ou son autorité, ou encore sa capacité de fournir des conseils ou des services.
- Déclarations déloyales ou trompeuses – Défaut de communiquer les renseignements complets et exacts dont le client a besoin pour prendre une décision éclairée en ce qui concerne la souscription d’un produit ou d’un service.
- Usage abusif des illustrations – Modifications non autorisées apportées par un agent aux illustrations produites par la société, ou manipulation par un agent d’un logiciel ou des paramètres d’un logiciel de façon à créer des attentes irréalistes chez le client quant aux garanties prévues par la police ou aux avantages s’y rattachant.
- Fausses déclarations à la société – Défaut de l’agent de fournir à l’assureur des renseignements complets et exacts.
- Non-respect des formalités administratives – Toute pratique qui annule, intentionnellement ou non, la recevabilité en preuve d’une signature. Il peut s’agir de l’utilisation d’un formulaire présigné, du fait de recueillir la signature d’un témoin à un moment autre que celui où le client signe le document, ou de paraphes inadéquats lors de la correction d’erreurs. Les mêmes exigences s’appliquent aux opérations effectuées et attestées par voie électronique. Le retard dans la délivrance des polices peut être signe de laisser-aller et constituer un risque pour les clients, rallongeant le délai entre l’explication de la police et le moment où celle-ci peut être examinée.
- Pertinence du produit offert – Défaut de tenir compte des besoins du client, de le traiter équitablement et de lui recommander des produits pertinents.
- Abus d’influence – Fait d’inciter un client à accepter une recommandation lorsque l’agent sait, ou devrait savoir, que le client n’est pas en mesure de comprendre le caractère, la nature, le sens ou l’effet de l’opération en question.
- Coercition n – Fait d’obliger un client, en recourant à des menaces ou à la force physique, à accepter une recommandation.
- Incompétence – Tout manque de connaissances techniques ou générales, ou du jugement nécessaire pour se livrer à de saines pratiques commerciales et formuler des recommandations fondées sur les besoins.
- Activité de façade – L’activité de façade consiste, pour un agent donné, à permettre à quelqu’un d’autre de solliciter un client et à soumettre en son propre nom la proposition à l’assureur, y compris ce qui suit :
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- Fait pour un agent autorisé à exercer de soumettre une proposition et de toucher une commission pour le compte d’une personne non autorisée ayant sollicité le client.
- Fait pour un agent autorisé à exercer de soumettre une proposition pour un autre agent autorisé à exercer qui n’est pas lié par contrat avec l’assureur à qui la proposition est présentée.
- Trafic de polices d’assurance et assurance vie détenue par un étranger
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- Sauf dans les limites permises par la loi, fait de faciliter la souscription de la police d’assurance d’un client à un tiers se présentant comme acheteur de polices d’assurance vie.
- Le fait d’inciter un client à demander une assurance vie qui sera ultimement détenue par un étranger (ce type de police est appelé en anglais « Stranger-Owned Life Insurance », ou STOLI). La souscription d’une police d’assurance vie de ce type est généralement considérée comme un acte, une pratique ou une initiative visant à obtenir un prêt, une avance ou une autre forme de paiement, avec l’intention de transférer à un tiers le droit au capital-décès. À la souscription de la police, le tiers, habituellement un investisseur, n’a pas d’intérêt assurable dans la vie de la personne assurée.
- Une activité inhabituelle de la part d’un agent peut comprendre les éléments suivants. – Certains agents dont les affaires prospèrent soudainement apportent, peu après l’établissement d’une police, divers changements à plusieurs polices, et ce, à maintes reprises.En voici quelques exemples :
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- Réduction de la prime de première année
- Réduction du capital assuré
- Congé de primes
- Reprise des prélèvements automatiques
- Tendance à traiter des paiements sans provision
- Tendance à indiquer des mauvaises adresses
- Modifications aux comptes bancaires
- Acquittement des primes par une personne autre que la personne assurée ou le propriétaire de la police
- Prime excédant les moyens financiers apparents du payeur
- Nullité des primes initiales