Évitez de noyer le message dans un flot de paroles!

Quel que soit le mode de communication, à l’oral, par courrier électronique ou par texto, nous voulons tous être compris. Malheureusement, nous perdons trop souvent de vue cet objectif, surtout à l’écrit, un constat qui s’explique notamment par la formation académique que beaucoup d’entre nous avons reçue.

Vous souvenez-vous quand on vous demandait de rédiger une dissertation ou un rapport comportant un nombre de mots donné? Souvent, nous finissions par insérer une masse de mots superflus dans l’espoir d’atteindre ce chiffre. De telles rédactions contenaient un grand nombre de formules telles que « autrement dit… » « ce qui nous amène au point suivant » et « comme nous pouvons le constater ici… ».

Dans le cadre de la rédaction commerciale, nous sommes appelés à désapprendre toutes ces formules superflues et à communiquer efficacement les renseignements en nous limitant à l’essentiel. Vos enseignants et professeurs disposaient de tout le temps nécessaire pour décoder des myriades de mots vides, mais cette tâche ne devrait pas être imposée à vos clients et collègues.

Lorsque vous ciblez un public professionnel, il est toujours préférable de rédiger dans un langage clair et simple, qui se définit ainsi :

« Une communication présentant des renseignements essentiels de la manière la plus compréhensible possible, à la première lecture ou écoute, selon l’intention du locuteur ou de l’auteur du message. ”

Il y a trois éléments fondamentaux à prendre en considération :

1. La communication des renseignements essentiels :

• Il convient de fournir uniquement les renseignements dont le destinataire a besoin pour comprendre le message ou passer à l’étape suivante.
• Il faut limiter le nombre de mots à l’essentiel, donc éviter les tics de langage ou mots béquilles, tels que « effectivement », « à vrai dire » ou le fameux « euh ».

2. Le message doit être bien compris à la première lecture ou écoute :

• Le destinataire ne devrait pas avoir à relire le message plusieurs fois ou à vous faire répéter pour comprendre vos propos.
• Il est nécessaire de présenter les renseignements dans un langage simple, clair et concis.

3. Le contenu doit être entendu ou compris selon l’intention du locuteur ou de l’auteur du message :

• Le contenu ne doit pas être ambigu ni sujet à interprétation.
• Il faut limiter l’emploi du jargon et d’une terminologie complexe, de là l’importance de connaître son public.
• Il faut bien définir les termes employés, si nécessaire.

 « Autrement dit »…

Une fois votre article rédigé, relisez-le en supprimant tout mot inutile ou répétitif. Une erreur commune est de répéter ce que vous venez de dire. Des locutions telles que « autrement dit » ou « en résumé » signifient la répétition de vos paroles. Une fois suffit. Si vous connaissez d’autres mots plus justes ou une forme abrégée de vos propos, utilisez cette formulation la première fois.

Avec un peu de pratique, vous arriverez à vous exprimer en langage clair et simple lorsqu’il s’agit d’assurance vie. Vos clients sauront apprécier votre talent de communicateur.